【仕事アニメ】職場の共有フォルダ問題あるある｜どう整理すべきか考える
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【仕事アニメ】資料作成の修正依頼を乗り越える方法｜事務職のリアルなストレスとの付き合い方
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もくじ
【仕事アニメ】会社での資料作成あるある（事務職OL）
いやー、さっき出した資料がもう修正依頼で返ってきたよ…。さっきの会議で「完璧です」って言ってたのに、一体どこがダメだったんだろう。
あるあるだよね。「大枠はいいんだけど、細かいところちょっと修正して」って軽く言われるやつ。大枠が良くても、細かいところが無限にあるんだけど…。
わかる。あと、「色をもう少し変えてみて」とか「文字のフォントを工夫して」とか、言葉は簡単だけどこっちはその度にデザイン変えなきゃだから地味に大変なんだよね。
そうそう。それでいて「なる早でよろしく」とか言われるし。お昼休憩なくなるっていう覚悟でやらないと間に合わないし、しかもお礼は「ありがとう」の一言だけで次の修正依頼がまた来るっていうね。
しかも、「これ、前回のと同じ感じでお願い」って言われるけど、前回の資料どこにあるか誰も覚えてないんだよね。探す時間だけで1時間潰れるし、結局最初から作り直す羽目になるし…。
あるある。こっちは「記憶を頼りに」って感じで作るしかないしね。で、できたと思ったら「違う、こうじゃない」って言われるんだよな〜。もう一体どうしたらいいのか。
あと、個人的に一番キツいのが、「こんな感じでまとめておいて」ってざっくりした指示。何を求めてるのか全然わかんないし、こっちの感覚で作ると絶対に違うって言われるし。
それね。あと「ちょっとだけ修正して」って言われたときの「ちょっと」の範囲が全然ちょっとじゃないのもキツい。結局フルリメイクじゃん、ってなるんだよね。
本当に…。で、何度も修正してやっとオッケーもらったと思ったら、結局使わないってどういうこと！？ってなるよね。こっちはもうエネルギーゼロだよ。
そうなの。しかも資料作成してる間に、他の仕事もどんどん溜まっていくからね。全然追いつけないし、もう何のために資料作ってるのか分からなくなる…。
もう、こうなったら自分を甘やかすしかないね。ちょっと休憩して、お菓子食べながら気分転換しよ。じゃないとやってらんない！
うん、それが一番大事！資料はどうせまた修正されるんだし、気楽にやるしかないよね。とりあえず今日は残業にならないように、ぼちぼちやろう！
そうだね！もう今日は「まぁいっか」で乗り切っちゃおう！明日も資料作成頑張るぞー！…って、全然気合入らないけど（笑）。
だね！とにかく今日もお疲れさま！お互い、適当にやりつつ適度に手を抜きながら、頑張ろうね！
【解説】資料作成の修正依頼を乗り越える方法：事務職のリアルなストレスとの付き合い方
事務職に携わっていると、資料作成やデザインの修正依頼が日常的に降りかかってきます。「完璧です」と言われた資料がすぐに修正依頼で返ってくる…。こんな経験、事務職の皆さんなら一度や二度ではないでしょう。
今回のアフロちゃんとピンクちゃんの会話では、修正依頼に追われる事務職のリアルな苦悩と、それをどう乗り越えるかが描かれています。この記事では、その共感ポイントを掘り下げ、修正依頼にどう向き合いながら働き続けるか、具体的なアドバイスをお届けします。
修正依頼がストレスになる理由
まず、ピンクちゃんが言うように、「完璧です」と言われた資料が修正依頼で返ってくる矛盾は、心にダメージを与えます。上司やクライアントからの依頼は、「大枠はいいけど、細かい部分をちょっと修正して」という軽い表現ですが、その「細かい部分」が実際には多岐にわたることが多いのです。
特に「フォントを変えて」「デザインを工夫して」といった修正は、時間も労力もかかるもの。しかも、修正が終わったと思ったら、また別の指示が…なんてこともよくあります。
アフロちゃんの言う「なる早でよろしく」という依頼も、時間的プレッシャーを感じさせます。お昼休憩を返上してでも間に合わせなければならない状況が続くと、心身ともに疲れがたまってしまいます。お礼が「ありがとう」の一言だけで、次の修正依頼がすぐに来るという状況も、モチベーションの低下につながることが多いでしょう。
明確でない指示の難しさ
事務職におけるもう一つの大きなストレス要因は、曖昧な指示です。ピンクちゃんが「前回のと同じ感じでお願い」と言われても、前回の資料がどこにあるのか誰も覚えていないというエピソードに共感する人も多いはずです。
資料を探すだけで貴重な時間が奪われ、結局は最初から作り直すことになるのは、仕事効率を大きく阻害する要因です。
また、「こんな感じでまとめておいて」というざっくりした指示も、何を求められているのかが曖昧で、手探りで進めるしかありません。結果的に、「こうじゃない」と修正依頼が繰り返されることに…。事務職におけるこうした不明確な指示のもとで作業を進めるのは、精神的な負担を大きくします。
修正依頼地獄をどう乗り越えるか
1. 依頼内容を明確に確認する
修正依頼や指示が曖昧な場合は、まず具体的な確認を行いましょう。上司やクライアントに対して、「どの部分をどのように修正すれば良いか」を確認することで、無駄な修正作業を減らせます。例えば、「どのフォントに変更すれば良いか」「どの部分のデザインを調整すれば良いか」を具体的に尋ねることで、余計な手戻りを防ぐことができます。
2. 資料のテンプレート化を進める
ピンクちゃんが感じている「前回の資料がどこにあるかわからない」という問題に対しては、資料のテンプレート化が一つの解決策です。過去の資料を探す時間を削減し、修正依頼に対して迅速に対応するために、作成した資料を定期的に整理・保管しておくことが大切です。テンプレート化された資料を使えば、修正作業も効率化できます。
3. 自分のペースを守る
修正依頼が立て続けにくると、自分のペースを見失いがちです。しかし、アフロちゃんが言うように、資料はどうせまた修正されることが多いので、気負いすぎず、適度に力を抜くことが大切です。完璧を求めすぎず、「まぁいっか」と割り切ることで、精神的な負担を軽減できます。
4. 自分を甘やかす時間を作る
ピンクちゃんが取り出したお菓子のように、自分を甘やかす時間を持つことは、ストレス解消の一つの方法です。修正依頼が続くと、どうしても心が疲れてしまいます。そんな時は、短い休憩を取り、リフレッシュすることで、気持ちを切り替えて次の作業に取り組むことができます。ちょっとしたスナックタイムやコーヒーブレイクが、心の余裕を生むのです。
仕事に追われる日常から抜け出すために
修正依頼が頻繁に来るということは、それだけ多くの業務に追われている証拠です。しかし、日々の修正作業に追われる中で、他の仕事がどんどん溜まっていくと、自分が何のために仕事をしているのかを見失うことがあります。アフロちゃんが感じているように、「何のために資料を作っているのか分からなくなる」という感覚は、事務職の多くの人が抱えている悩みです。
もしも過剰な修正依頼や不明確な指示に耐えきれない状況が続く場合は、職場環境を見直すことも一つの選択肢です。事務職としてのスキルを評価してくれる職場や、明確な指示のもとで働ける環境を探すことが、長期的なキャリア形成において重要です。
まとめ
事務職における修正依頼は、精神的にも肉体的にも大きな負担となることがあります。しかし、適切なコミュニケーションをとりながら、資料作成の効率化を図り、自分自身のペースを大切にすることで、ストレスを軽減することができます。
もし現状に限界を感じた時は、新たなキャリアを考えるのも一つの手段です。自分の働き方やスキルを生かし、より良い環境で働くための一歩を踏み出すことが、長期的な満足感を得るためには必要です。
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